Datenschutzinformation für Händler und ihr Team

1 · Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten, um die es in dieser Erklärung geht, ist:

Adriano Pedone, Einzelunternehmen, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „dammi“, Lemsahler Landstraße 118 a, 22397 Hamburg, E-Mail info@dammi.app

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; wir sind dazu nicht verpflichtet.

Diese Erklärung ist Anlage 2 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie steht gleichlautend unter dammi.app/datenschutz-verwaltung und im Verwaltungsbereich.

2 · Zwei Rollen auf einem Bildschirm — und warum das wichtig ist

Das ist der wichtigste Abschnitt dieser Erklärung. Wenn Sie im Verwaltungsbereich arbeiten, sehen Sie zwei Arten von Daten nebeneinander, und für die beiden gelten verschiedene Regeln.

Praktisch heißt das:

• Will einer Ihrer Mitarbeiter wissen, welche Daten über ihn

gespeichert sind, weil er im Verwaltungsbereich arbeitet — dann fragt er uns.

• Will einer Ihrer Kunden Auskunft — dann fragt er Sie. Wir

antworten ihm nicht und dürfen es nicht; wir verweisen ihn an Sie und helfen Ihnen bei der Antwort.

• Werten Sie im Bereich „Auswertungen“ aus, welcher Kunde wie viel

bestellt, ist das Ihre Verarbeitung. Wir stellen nur das Werkzeug. Sie brauchen dafür eine Rechtsgrundlage und müssen Ihre Kunden darüber informieren.

Die Einzelheiten dazu stehen in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (dammi.app/avv), die Sie mit uns geschlossen haben.

3 · Welche Daten wir über Sie verarbeiten

Ihre Anmeldung

Melden Sie sich unter „Kostenlos testen“ an, speichern wir Firma, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, freiwillig Ihre Telefonnummer, Ihren Firmensitz, Ihre Warenwirtschaft und die Fassungen der Geschäftsbedingungen und des Auftragsverarbeitungsvertrags, denen Sie zugestimmt haben. Dazu kommen ein Prüfwert Ihrer IP-Adresse, der mit einem geheimen Schlüssel gebildet wird, und die Kennung Ihres Browsers.

Wir schicken Ihnen einen Bestätigungslink, der 24 Stunden gilt; in unserer Datenbank liegt davon nur ein Prüfwert, nicht der Link selbst. Nach Ihrer Bestätigung richten wir Ihren Firmenbereich mit Testphase ein und schicken Ihnen den Zugangscode.

Schutz der kostenlosen Testphase

Damit dieselbe Firma nicht mehrmals eine kostenlose Testphase erhält, legen wir bei der Einrichtung Prüfwerte von Merkmalen Ihrer Firma ab: Ihrer vereinheitlichten E-Mail-Adresse, Ihrer Firmendomain (nicht bei Freemail-Anbietern), Ihres Firmennamens ohne Rechtsform und, falls bekannt, Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Adresse Ihrer Warenwirtschaft. Kein Merkmal steht dort im Klartext; die Prüfwerte werden mit einem geheimen Schlüssel gebildet und lassen sich ohne ihn nicht nachrechnen. Am Eintrag stehen nur Art des Merkmals, Kennung Ihres Firmenbereichs oder Ihrer Anmeldung und Zeitpunkte. Die Einträge sind pseudonymisiert, nicht anonym.

Zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen zählen wir außerdem Versuche je IP-Prüfwert, je E-Mail-Adresse und je Domain; gespeichert werden dabei Zeitpunkte unter Prüfwerten, nicht die Adressen selbst.

Ihr Zugang

Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nur als nicht rückrechenbaren Wert, nie im Klartext. Es muss mindestens zehn Zeichen lang sein und einen Großbuchstaben sowie eine Ziffer enthalten. Den Zugang verwaltet der Anmeldedienst von Google (Firebase Authentication); er wird in Rechenzentren in den Vereinigten Staaten betrieben (Nummer 6). Dort liegen Ihre E-Mail-Adresse, der Passwort-Prüfwert, die Anmeldezeitpunkte und die IP-Adresse der Anmeldung.

Die Zwei-Faktor-Anmeldung

Wenn Sie sie einrichten, entsteht ein Geheimnis, aus dem Ihre Authenticator-App die sechsstelligen Zahlen erzeugt. Dieses Geheimnis speichern wir nicht in unserer Datenbank. Es liegt beim Anmeldedienst von Google, der die Zwei-Faktor-Anmeldung für uns abwickelt. Bei uns steht nur, dass sie eingerichtet ist.

Ihre Firma und Ihr Vertrag

Firmenname, Ansprechpartner, Kennung Ihres Betriebs, Kontakt-E-Mail-Adresse, der Zustand Ihres Abos, das Ende Ihrer Testphase und — wenn Sie gekündigt haben — das Datum dazu. Dazu interne Notizen zu Ihrem Vertrag, die nur wir sehen.

Was Sie im Verwaltungsbereich tun

Wir halten fest, wer wann welche Änderung vorgenommen hat: die Handlung, die E-Mail-Adresse der handelnden Person, der Zeitpunkt und der betroffene Datensatz. Bei serverseitig ausgeführten Änderungen halten wir zusätzlich die Kennung des angemeldeten Kontos und die IP-Adresse der Anfrage fest. Das ermöglicht die Zuordnung und Aufklärung von Änderungen. Die Kennung Ihres Browsers wird in diesem Änderungsprotokoll nicht erfasst.

Ihre Abrechnung

Buchung, Zahlung und Rechnungsabruf über Stripe nennen unsere Geschäftsbedingungen „Bezahlfunktion“; sie wird gesondert freigeschaltet. Bis dahin zahlen Sie keine dammi-Gebühren über Stripe, und wir speichern zu Ihnen keine Zahlungs- oder Buchungsdaten.

Ab Freischaltung der Bezahlfunktion speichern wir den Stand Ihres Abos, Tarif und Abrechnungszeiträume, Beträge sowie die zugehörigen Kunden-, Abo- und Rechnungskennungen bei Stripe und einen Nachweis, welches Konto wann welcher Vertragsfassung zugestimmt hat. Rechnungsanschrift, steuerliche Angaben und Zahlungsmittel geben Sie dann bei Stripe ein; soweit für Prüfung und Abrechnung erforderlich, erhalten wir Rechnungsangaben von Stripe. Die dammi-Anwendung speichert keine vollständigen Karten- oder Bankkontodaten. Warenzahlungen zwischen Ihnen und Ihren Kunden laufen nicht über dammi.

Mails an Sie

Wir schreiben Ihnen über den Versanddienst Resend: den Bestätigungslink und den Zugangscode bei der Anmeldung, Erinnerungen zum Ende der Testphase und — ab Freischaltung der Bezahlfunktion — zu Zahlung und Vertragsende, Nachrichten zum Zurücksetzen des Passworts und die Bestellmails Ihres Betriebs. Resend erhält dabei die Empfängeradresse und den vollständigen Inhalt der jeweiligen Mail — bei einer Bestellmail also auch die bestellten Positionen und den Namen des Bestellers.

Bei Erinnerungen speichern wir zusätzlich einen technischen Versandnachweis mit Anlass, Stufe, Zeitpunkten und Bearbeitungsstand. Er verhindert mehrfachen Versand und enthält keine zusätzliche Kopie Ihrer E-Mail-Adresse oder des Nachrichtentextes.

Die Zugangsdaten zu Ihrer Warenwirtschaft

Wenn Sie Ihre Warenwirtschaft anbinden, hinterlegen Sie die für die Verbindung erforderlichen Angaben. Geheimnisse wie API-Schlüssel und Passwörter werden verschlüsselt gespeichert — mit einem Verfahren, das Manipulationen erkennt. Der Schlüssel liegt getrennt davon in einem Geheimnisspeicher. Weitere Verbindungsangaben, etwa Serveradresse, Datenbankname oder Benutzerkennung, werden je nach Anbindung im Klartext gespeichert.

Wir verwenden diese Angaben, um die Verbindung zu prüfen und den von Ihnen eingerichteten Datenaustausch auszuführen. Berechtigte Administratoren Ihres Firmenbereichs können die Verbindungsangaben und verschlüsselten Werte lesen; die Entschlüsselung erfolgt auf dem Server.

Ihre Datenexporte

Wenn Sie im Verwaltungsbereich Ihre Daten herunterladen, stellen wir sie als Datei zusammen und halten sie 24 Stunden zum Abruf bereit; danach löscht ein stündlicher Lauf die Datei.

Wenn Sie uns schreiben

Mails an info@dammi.app und support@dammi.app nimmt Cloudflare für uns entgegen und leitet sie an unser Postfach bei Google (Gmail) weiter; von dort antworten wir. Wir verarbeiten dabei Ihre Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Benachrichtigungen im Browser

Wenn Sie im Verwaltungsbereich Benachrichtigungen erlauben — Ihr Browser fragt Sie danach —, speichern wir an Ihrem Zugang eine Kennung für Push-Nachrichten (Firebase Cloud Messaging) und den Zeitpunkt ihrer Aktualisierung, dazu einen Prüfwert dieser Kennung, damit sie nur einem Zugang zugeordnet ist. Damit benachrichtigen wir Sie etwa über neue Bestellungen. Der Hilfsdienst Ihres Browsers für diese Benachrichtigungen lädt dafür Programmteile von einem Server von Google (www.gstatic.com); dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen.

Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für den Zugriff auf Ihr Gerät § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können sie jederzeit widerrufen: Sperren Sie die Benachrichtigungen für admin.dammi.app in den Einstellungen Ihres Browsers, kommen keine mehr an; wenn Sie sich abmelden, löschen wir die Kennung. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.

Missbrauchsabwehr beim Aufruf

Der Verwaltungsbereich prüft mit Firebase App Check und Google reCAPTCHA Enterprise, ob Anfragen von der echten Anwendung stammen. Google erhält dabei technische Angaben zu Ihrem Browser und Ihrem Verhalten auf der Seite.

Betriebsprotokolle

Beim Betrieb der Server fallen technische Protokolle an: Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, Kennung des Kontos, Fehlermeldungen und gegebenenfalls die IP-Adresse. Sie liegen bei Google Cloud Logging. Davon getrennt führt Google selbst Prüfprotokolle über Änderungen an der Einrichtung unseres Projekts. Einen Speicherort in der Europäischen Union sagt Google für diese Protokolle nicht zu; die Fristen stehen unter Nummer 8.

Überwachung der Erreichbarkeit

Better Stack fragt alle drei Minuten den Betriebszustand der Plattform ab und meldet uns eine Störung per E-Mail; eine Erreichbarkeitsprüfung von Google Cloud fragt ihn alle fünf Minuten aus mehreren Regionen ab. Beide erhalten dabei keine personenbezogenen Daten von Ihnen.

4 · Wozu, und auf welcher Grundlage

5 · Wenn Ihre Mitarbeiter im Verwaltungsbereich arbeiten

Legen Sie für Ihre Mitarbeiter Zugänge an, verarbeiten wir deren E-Mail-Adressen — beim Anmelden und in dem Protokoll, das festhält, wer welche Änderung vorgenommen hat.

Was das für Sie bedeutet, und es ist keine Formalie:

• Sie müssen Ihre Mitarbeiter darüber informieren. Es sind

Beschäftigtendaten, und Sie sind ihr Arbeitgeber. Wir können das nicht für Sie tun. Sie können dafür auf diese Erklärung verweisen.

• Scheidet jemand aus, entziehen Sie ihm den Zugang. Sie können das im

Verwaltungsbereich selbst.

• Das Protokoll bleibt bestehen, auch wenn der Zugang gelöscht ist.

Ein Protokoll, das mit dem Gelöschten verschwindet, wäre keines. Die Mailadresse steht dort weiter, bis die Frist abgelaufen ist (Nummer 8).

6 · Wer außer uns Daten erhält

Wir verarbeiten Ihre Preise und Kundendaten, soweit dies für den Betrieb, die Bestellabwicklung, Ihre Auswertungen, die Fehlerbehebung und die vereinbarte Abrechnung erforderlich ist. Wir stellen diese Daten keinem anderen Händler zur Verfügung. Ohne Ihre Zustimmung verwenden wir sie nicht für händlerübergreifende Preis- oder Kundenvergleiche. Das ist auch in § 14 unserer Geschäftsbedingungen festgehalten.

7 · Wann wir in Ihre Daten sehen

Wir können auf die Daten in Ihrem Verwaltungsbereich zugreifen — auf Ihre und auf die Ihrer Kunden. Ohne das ließe sich keine Störung beheben und keine Frage beantworten.

Wir tun es, wenn

• Sie uns um Hilfe bitten;
• wir einer Störung nachgehen, die Sie oder Ihre Kunden betrifft;
• eine gesetzliche Pflicht uns dazu zwingt.

Wir tun es nicht, um Ihre Kunden abzuwerben, ihnen eigene Werbung zu senden oder ohne Ihre Zustimmung händlerübergreifende Kunden- und Preisvergleiche zu erstellen. Davon zu unterscheiden ist die erforderliche Verarbeitung für die vereinbarte dammi-Abrechnung, die unter „Ihre Abrechnung“ beschrieben ist.

Für die Daten Ihrer Kunden ist dieser Zugriff eine Verarbeitung in Ihrem Auftrag. Er unterliegt der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, und alle Personen, die für uns arbeiten, sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

8 · Wie lange wir speichern

Nach einer Löschung können Daten deshalb noch so lange in geschützten Sicherungskopien enthalten sein. Diese Kopien werden nicht für den laufenden Betrieb genutzt und nur zur Wiederherstellung nach einem technischen Notfall verarbeitet.

Gesetzliche Fristen und technische Verarbeitung: Handels- und Geschäftsbriefe werden grundsätzlich sechs Jahre, Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre und beispielsweise Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs des gesetzlich bezeichneten Vorgangs, etwa Empfang oder Versand eines Briefs oder Entstehung eines Buchungsbelegs. Für bestimmte Finanz- und Versicherungsunternehmen gelten bei Buchungsbelegen abweichend zehn Jahre. § 257 HGB.

Für Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion sieht § 147 AO ein Ende mit Rechnungseingang beziehungsweise Rechnungsversand vor. Soweit Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist relevant sind, endet die Aufbewahrung noch nicht. Andere einschlägige Pflichten bleiben zu prüfen. Die genannten gesetzlichen Fristen lösen keine automatische Löschung aller Daten aus. Der Protokoll-Aufräumlauf arbeitet in begrenzten Durchläufen; die tatsächliche Löschung kann später erfolgen. Seine technischen Zeiträume sind keine pauschalen gesetzlichen Fristen für sämtliche protokollierten Angaben.

Nachweise zu Buchung und Zustimmung: Solche Nachweise entstehen erst ab Freischaltung der Bezahlfunktion; heute speichern wir keine. Sie werden getrennt vom Firmenbereich aufbewahrt, damit eine Rechnung auch nach dessen Löschung belegbar bleibt. Die Löschfrist für diese Nachweise legen wir vor der Freischaltung der Bezahlfunktion fest und nennen sie in einer neuen Fassung dieser Erklärung. Die Frist für Rechnungen gilt nicht pauschal für sämtliche Buchungsversuche. Löschanfragen prüfen wir unter Berücksichtigung des Speicherzwecks und gegebenenfalls bestehender Aufbewahrungspflichten.

Das Ende einer Testphase oder ein abgelaufener ERP-Schlüssel löst für sich genommen keine Löschung dieser Daten aus.

9 · Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Ihr Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Eine formlose Nachricht an info@dammi.app genügt. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat, in der Regel deutlich früher.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de; für Sie kann die Behörde an Ihrem Sitz zuständig sein.

10 · Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich die Verarbeitung wesentlich, teilen wir Ihnen das mit. Es gilt die Fassung, die unter dammi.app/datenschutz-verwaltung abrufbar ist.